Ставлячи завдання співробітнику, ми розраховуємо на те, що він повернеться з результатом. Часто буває так, що зіткнувшись з перешкодою на шляху співробітники повертаються – шеф, все пропало, що робити … Шеф кидає всі справи і починає давати нові інструкції. А то і зовсім забирає у співробітника завдання і робить сам.
Стаття про те, як припинити «зворотне делегування» і за допомогою правильних питань направити співробітника на пошук рішення робочих завдань.
Коротко про методику. Коучинг – це професійна допомога людині у визначенні та досягненні його особистих цілей. Питання – це один із інструментів коучингу. Філософія менеджмент в стилі коучинг заснована на переході від інструкцій до запитань. Така позиція керівника дозволяє співробітнику виробити навички, що дозволяють вирішувати аналогічні завдання в майбутньому самостійно.
Класика:
Співробітниця Тетяна працює над завданням, яке вони з керівником обговорили на минулому тижні. Зіткнувшись з проблемою, вона звернулася до керівника.
ТЕТЯНА: Я зробила все, як ми домовлялися, але нічого не виходить.
КЕРІВНИК: Напевно, ти щось зробила не так! Зроби так- то і так-то …
Знайдіть 10 відмінностей:
ТЕТЯНА: Я зробила все, як ми домовлялися, але нічого не виходить.
КЕРІВНИК: Мені зараз треба ненадовго зустрітися з Костянтином Петровичем. Спробуй розібратися, де і коли саме відбувається збій, а я звільнюся допоможу знайти рішення. Через десять хвилин керівник повертається.
ТЕТЯНА: Я знайшла рішення, все вийшло.
КЕРІВНИК: Відмінно. Що саме ти зробила? На що іще це вплинуло?
ТЕТЯНА: Проблема була в тому-то і тому-то, і я вчинила так-то і так-то … Я перевірила – більше це ні на що не вплинуло.
КЕРІВНИК: Відмінно. Спасибі тобі!!!
Не плутати з:
КЕРІВНИК: Не скажу … Спробуй сама здогадайся …
Або:
КЕРІВНИК: Сама вирішуй, що ти до мене відразу біжиш. У мене купа справ! У тебе ж є свої мізки! Завіса.
Сценарій ефективної бесіди. Варіант 1.
З ініціативи співробітника
- Вислухати проблему співробітника.
- Оцінити масштаб проблеми і її вплив на кінцевий результат (якщо щось горить, підключайтеся – якщо просто штатна ситуація – крок №3).
- Дистанціюємося (придумайте причину яка за важливістю більше проблеми співробітника. Наприклад, потрібно вислати звіт генеральному)
- Повертаємо співробітнику проблему (Даємо завдання «придумати три варіанти вирішення проблеми»).
- Призначаємо час наступного контакту (Приходь з варіантами через 30 хвилин – разом вирішимо)
- Виходимо на контакт в призначений час і обговорюємо варіанти стверджуємо план дій.
- Хвалимо!
А що робити, якщо працівник не приходить і не визнається що є проблема? Що якщо він її взагалі не бачить або сподівається, що все і так «якось складеться»?
Ініціюємо бесіду самостійно.
Сценарій ефективної бесіди. Варіант 2.
З ініціативи керівника
- Як настрій? Як, взагалі, поточна ситуація?
Це питання допоможе зрозуміти, з якими емоціями прийшла людина. Заодно він може скинути напругу, сказавши «Ух, та все жахливо …», наприклад.
- Як оцінюєш, в якому стані проект N?
Очікуємо докладну відповідь що і як з проектом. Якщо ухиляється, задаємо уточнюючі питання, просимо назвати конкретні цифри.
- З чим пов’язуєш такі результати?
До речі, тут доречно говорити не «чому?» – це питання на загострення, а «з чим пов’язано».
- До чого це може призвести?
Підсилюємо «біль» від наслідків в довгостроковій перспективі.
- Що плануєш зробити, щоб виправити ситуацію?
Поворотний момент. Припускаєте, що він вже планував виправити косяки. Нічого не радьте, і не давайте інструкцій! Як відомо, людина не хоче робити те, що ій наказали, і, навпаки, більш охоче виконує те, що сама промовила.
- Яким чином ти плануєш цього досягти?
Нехай назве інструменти, дії, які приведуть його до успіху.
- Що ти будеш вважати результатом?
Перевірте, що б концентрація була не на процесі «робив», «намагався» … А на кінцевій меті.
- Яка допомога тобі потрібна і від кого?
Якщо ставити це питання восьмим – швидше за все вже ніяка. Якщо допомога і ресурси об’єктивно потрібні – забезпечьте.
- Як ти вважаєш, що може тобі перешкодити?
Перевірте чи всі перешкоди і обмеження ви врахували.
- Які контрольні точки ти позначиш, щоб знати, що все йде за планом?
Про контроль завжди домовляйтеся заздалегідь, співробітник може тримати вас в курсі як йдуть справи, при необхідності.
- Коли ти приступиш до виконання завдання?
Найважливіше питання! Головне зробиться першим. Без нього новий план не здійсниться.
У школі вчителі задавали нам питання і якщо ми не знали, що відповісти або відповідали повільно – нам ставили погану оцінку. Школа закінчилась, шановні керівники! Сьогодні у вас є офіційне право не відповідати на запитання, а ставити їх. І це ціле мистецтво, яке називається Коучинг.